09-08-08

VME (3): De individuele afrekening

Uittreksel uit het advies nr. 22 van de privacy commissie (deel D.2):

D2. De syndicus deelt aan alle leden van de vereniging van mede-eigenaars de rekening mee van iedere mede-eigenaar.

31.
Artikel 4 van de WVP bepaalt dat de persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor zij werden verkregen en verder worden verwerkt.

32.
Om de afrekening tussen de mede-eigenaars goed te laten verlopen, moet de syndicus ofwel een tabel opmaken met de verdeling van de kosten over de mede-eigenaars, ofwel een individueel rekeningoverzicht met de kostenverdeling. In de praktijk varieert de werkmethode van syndicus tot syndicus. De belangrijkste vraag is hier of het al dan niet mogelijk is de betrokken persoon (de mede-eigenaar, eventueel zijn huurder) te identificeren aan de hand van de afrekeningen die aan de algemene vergadering worden voorgelegd.

33.
De Commissie vestigt er de aandacht op dat de verwijzing naar een appartement of een kavel al voldoende kan zijn opdat de verwerkte gegevens persoonsgegevens zouden zijn (cf; artikel 1, §1 van de WVP) van zodra de betrokken natuurlijke persoon identificeerbaar is.

34.
Opmerkingen:
-
Deze kwestie moet tot haar juiste proporties herleid worden: de statuten van de mede-eigendom kennen aan elke kavel of aan elk type kavel een aandeel toe in de onverdeeldheid. Het reglement van mede-eigendom refereert naar deze aandelen om de gemeenschappelijke kosten te verdelen. Andere uitgaven (de zogenaamde privatieve) worden volledig of gemengd verdeeld4 op basis van de individuele meters. Het kan gaan om verbruik van warm of koud water of verwarmingskosten in het geval deze diensten door de mede-eigendom worden aangeleverd.
-
De Commissie meent dat de verdeelde uitgaven en kosten in functie van de aandelen geen probleem vormt, omdat dit inherent is aan de onverdeeldheid (gemeenschappelijke kosten) en zelfs al zouden die onder de kavels worden verdeeld, dan nog zou de uitsplitsing gemakkelijk kunnen gebeuren in verhouding tot het aandeel van elke kavel in de onverdeeldheid.

35.
Het probleem situeert zich dus eigenlijk vooral rond de privatieve uitgaven en de schuldenstaat van eenieder ten opzichte van de mede-eigendom.

36.
In de praktijk zal afhankelijk van de syndicus, de ene de volledige nominatieve afrekening voorleggen en de andere de informatie anoniem aan de algemene vergadering voorleggen en aan iedere mede-eigenaar slechts zijn persoonlijke rekening meedelen.

37.
Het doeleinde van deze mededeling is met name de goedkeuring van de boekhouding die de syndicus verrichte, maar ook de mogelijkheid bieden eventueel de berekening zelf, de verdeelmethode of beheersregels te betwisten, mochten de voorgelegde rekeningen problematische consumptiepraktijken aantonen.

38.
De Commissie vertrekt vanuit het principe dat het recht van de algemene vergadering inzake goedkeuring van en controle over het bestuur en het vermogensbeheer absoluut ten volle moet worden uitgeoefend met inbegrip van het recht op inzage in de financiële staat van iedere mede-eigenaar ten aanzien van de mede-eigendom.

39.
Aangezien :
-
de syndicus persoonlijk aansprakelijk is voor zijn beheer en daarvan rekenschap moet afleggen aan de algemene vergadering om wiens goedkeuring hij verzoekt,
-
bepaalde mede-eigenaars verdenkingen uiten aan het adres van de syndicus en zelfs de andere mede-eigenaars, een zo transparant mogelijke boekhouding gerechtvaardigd is,
-
elke mede-eigenaar de rechter kan verzoeken de verdeelsleutel van de kosten te wijzigen omdat hij daardoor schade lijdt, en ook de berekeningswijze ervan ingeval deze onjuist zou zijn of geworden zijn ten gevolge aanpassingen aan het gebouw,
-
bepaalde beslissingen over het inleiden van een gerechtelijke procedure voor schuldvordering tegen bepaalde mede-eigenaars met kennis van zaken moeten worden genomen,
is de Commissie van oordeel dat het voorleggen door de syndicus van een tabel van de kosten- en uitgavenverdeling per kavel met inbegrip van de privatieve uitgaven en een schuldenstaat van elk lid op zich, niet disproportioneel is ten aanzien van de WVP.

40.
De algemene vergadering van de mede-eigendom zou zich niettemin uitdrukkelijk kunnen uitspreken om een overzicht te vragen van de privatieve geglobaliseerde uitgaven (bijv. per mede-eigenaar of kavel, totaal water+ verwarming, enz.).

41.
De Commissie meent echter dat als er huurders in het gebouw zijn, de syndicus aan de mede-eigenaars bovenop de tabel ook nog een tabeluittreksel moet verstrekken dat zich beperkt tot de betrokken kavel. Op die manier kan elke huurder de afrekening verifiëren die hij van zijn eigenaar ontvangt, zonder dat hij evenwel inzage heeft in de gegevens over de individuele rekeningen van de andere mede-eigenaars of huurders.

 

14:53 Gepost door Luc in Algemeen | Permalink | Commentaren (1) | Tags: privacy, boekhouding, syndicus, av, mede-eigenaar |  Facebook | |  Print | |

Commentaren

Geachte Heer,
Geachte Mevrouw, Dilbeek, 19 januari 2014


Sedert 1 september 2010 woon ik als eigenares op het gelijkvloers van een woning met vier verdiepingen, gelegen te 1700 Dilbeek, Boudewijnlaan 27.
Onze syndicus is de heer Stephan Dumitresco van de vennootschap Property Consulting met zetel te 1090 Brussel, Tentoonstellingslaan 376/3.

De te betalen lasten worden driemaandelijks opgesteld. Voor wat het privéverbruik van verwarming betreft, betaal ik telkens een provisie van 233,53 euro, alsmede voor water tussen 25 en 90 euro. Ieder jaar heeft de syndicus van de gas- alsmede van de watermaatschappij een factuur met het juiste totale verbruik van het gehele gebouw ontvangen.

Waar ik niet mee eens ben, is het feit dat de syndicus niet nagaat wie van de eigenaars te veel of te weinig provisie betaald. heeft, zodat de ene eigenaar die teveel betaald heeft, zijn geld niet terugkrijgt en degene die te weinig betaald heeft, niet moet opleggen. Volgens hem is het heel normaal dat hij dat geld behoudt en er eventueel andere betalingen mee doet. Hij verwart dus blijkbaar gemeenschap met privatief. Ik vraag me af hoe dat in de boekhouding wordt verwerkt! Op mijn vele e-mails en aangetekend schrijven voor het bekomen van een jaarlijkse regularisatie, krijg ik nauwelijks antwoord, maar zijn antwoord is nooit positief. Meestal antwoordt hij niet op mijn verzoek, een paar keer heeft hij gezegd dat hij het teveel gebruikt heeft voor de betaling van een factuur, een andere keer schrijft hij dat hij er niet meer op terugkomt. Nochtans is het verbruik van gas, elektriciteit en water wel degelijk privatief en heeft niets met de gemeenschap te maken.

Bijgaand gelieve u enkele van mijn e-mails en/of aangetekend schrijven te vinden, waarin ik hem steeds vraag deze zaak dringend te willen regulariseren en me een afschrift van zijn berekeningen hieromtrent te bezorgen. Waarom weigert hij dit al meer dan drie jaar niet te doen ? Ik ben heel zuinig wat de verwarming betreft en ben ervan overtuigd dat ik teveel aan provisie heb betaald. Waarom moet ik betalen voor eigenaars die eventueel minder zuinig zouden zijn geweest en wat zouden moeten bijbetalen ? Of hebben alle eigenaars teveel aan provisie betaald ? Waarom weigert hij hieromtrent een afrekening op te stellen en stopt hij alles in de gemeenschappelijke pot ?

Ik zou graag eindelijk klaarheid willen hebben en het eventueel teveel betaalde van al die jaren recupereren. Deze situatie wordt uiteindelijk ondraaglijk. Het is normaal dat bij de driemaandelijkse lasten een provisie voor verwarming wordt aangevraagd, maar aangezien dit 100% privatief is, heeft men toch het recht om elk jaar van de syndicus het bewijs te ontvangen hoeveel precies men te veel of te weinig aan provisie heeft betaald en wat men terugkrijgt of moet bijbetalen.

Ik zou U dank weten mocht deze zaak met de syndicus eindelijk kon worden opgelost.

Met de meeste hoogachting,



Irina Kovalkova
Boudewijnlaan, 27
1700 Dilbeek

Gepost door: Kovalkova | 19-01-14

De commentaren zijn gesloten.